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如何長期有效的進行供應商交貨期的管理

以往,在面臨供應商很長又不可靠的交期時,通常都會直接采取較被動的方法,如準備安全庫存、催貨等,這都無法根本解決問題的存在。較主動的方法是從了解交期的構成基本前置時間要件開始,交期一般都與時間因素有關,只要找到問題的源頭,才能有效的管理供應商的交期,這可從以下幾方面著手。

1.降低供應商的接單變異性

供應商的產能短期來看是很固定的,需求變動會影響供應商的工作量,會直接影響到交期。在依訂單生產(Make-to-order)的型態下尤其明顯,交期時間通常較長。

供應商面臨的需求變動是由客戶下單的模式所造成的。當客戶(采購)更改數量、更改交貨日期或頻繁的更換供應商,供應商面臨的需求也跟著更動。客戶(采購)的下單模式,則與其主生產排程有極大的關系,因此,采購最好將動點放在與供應商溝通上,讓采購了解供應商的產能分配狀況,而供應商也要能了解客戶的實際需求,使供應商產能的分配能配合實際客戶需求的變動。

2.降低整備時間(Set-Up Time)

供應商整備時間的改善可以增加生產排程彈性,并且降低生產的時間,在JIT的生產環境下,其影響尤其顯著。降低整備時間有以下的方法:

    (1)購買新機器設備或機臺重新設計變更。
    (2)使用電動或氣動輔助設備。
    (3)安裝快速夾持裝置。
    (4)透過工業工程進行工作流程分析改善。
    (5)使用標準零件與工具。

3.解決生產上的瓶頸(Bottleneck)

非連續性制程中,要依需求量來平衡每一個工作站的可利用產能是非常難的事,總會有一些工作站忙不過來,而一些工作站卻閑置著。忙不過的工作站會造成瓶頸現象,而瓶頸會影響產出量(Throughput)的多寡,也會影響整個制造交期。以下是有關瓶頸現象的一些重點:

    (1)非瓶頸工作站的利用并不在其產出量,而在其他工作站的限制。
    (2)非瓶頸工作站并不因為每次被使用到而會有百分之百的產出。
    (3)生產線的產能主要是由瓶頸工作站的產能所決定。
    (4)非瓶頸工作時間的節省對交期沒有任何幫助。
    (5)產能(Capacity)與需求優先順序(Priority),必須同時被顧及到。
    (6)工作量可以也必須作一適當的分配。

對于瓶頸,有以下的一些解決方法:

    (1)在每一瓶頸工作站前,安排一緩沖庫存區(Buffer)。
    (2)控制材料進入瓶頸工作站的速度。
    (3)縮短整備時間(Set-up),以增加瓶頸工作站的產出量。
    (4)調整工作量的分配。

4.降低運送時間

運送時間與供應商和客戶之間的距離、交貨頻率以及運輸模式有直接的關系。使用當地的供應商可大幅降低運送時間,如果供應商位于海外,無論是海運或空運,尋求一個信用良好、價格合理、效率高的貨運承攬業者(FreightForwarder)是非常的重要。如貨物需要上棧板,貨柜內的空間利用率也要加以詳細計算。若是貨品不多,也可考慮拼貨的方式,來節省出貨成本及時間。

5.降低行政作業時間

行政作業時間的降低,可透過良好的溝通、正確的資料以及有效率的采購作業流程為之。采購作業在公司內部與各公司間資訊的流通占有相當多的比重。

快速資訊流通可以透過不同型態的工具來達成,包括了利用電子資料交換(EDI)、條碼(BarCode)、傳真、電子郵件(e-mail)、電話或是互動式多媒體,加上人造衛星的利用,資訊可快速的傳遞到任何角落。行政作業時間的改善必須和供應商一起努力,才能收到最佳的效果。另外,在主生產排程確定后,要避免緊急插單的情況發生,任何插單的動作都會引起排程混亂,對交期的延誤有擴大加乘的效果。

6.及時供貨采購(Just-In-Time Purchase)

【及時供貨的特性可從數量、品質、供應商以及制程四個方向來觀察。】

數量的特性

    -穩定的產出率。
    -小批量、頻繁的交貨。
    -長期合約型態,如使用總括訂單(Blanketorders)。
    -利用看板(Kanban)管理生產排程。
    -每次交貨數量都可有不同,但整份合約的總數量是固定。
    -不接受過多或短少的交貨數量。
    -鼓勵供應商以確實數量包裝。
    -鼓勵供應商降低生產批量(lotsize)。

品質特性

    -簡化產品規格,使用較多性能或功能規格,較少設計規格。
    -供應商協助達成品質的要求。
    -買方的采購人員,與供應商的品管人員關系密切。
    -鼓勵供應商采取制程控制(ProcessControl),而非以檢驗方式。

供應商的特性

    -供應商班底的數量不多,并與其維持伙伴關系。
    -供應商位于較鄰近的地方。
    -主動運用價值分析(ValueAnalysis),來督促供應商達到價格競爭優勢。
    -競爭性報價多發生于新料號的詢價。
    -鼓勵供應商延申及時供貨至他們自己的供應商。

制程的特性

    -不間斷的制造流程(uninterruptedflow)。
    -生產線采功能布線(functionallayout)或群組布線(workcelllayout),制程較有彈性。
    -較低的排隊時間(queuetime)及制造前置時間(manufacturingleadtime)。
    -較低的線上在制品(WIP)的庫存量。
    -大量使用彈性佳的多能職工。

【及時供貨(JIT,Just-In-Time)的好處可從零件成本、品質、設計、行政效率及生產力五個方面觀察到。】

零件成本:

    -低庫存,即低的庫存持有成本。
    -由于供應商的數量有限,長期的學習曲線結果,自然能降低成本。
    -低的報廢成本。

品質:

    -由于交貨頻繁,不良品可在發生前快速偵測到。
    -由于供應商生產批量低,不良品可快速修正。
    -可以降低品質檢驗的工作。
    -零件品質提高,最終產品的品質也跟著提高。

設計:

    -可以快速反應工程變更。
    -由于性能或我能規格,設計可有較大的創新空間。

行政效率:

    -供應商班底的數量少,詢價次數可以降低。
    -書面作業及催貨頻率可降到最低。
    -交貨流程簡化。

生產力:

    -降低重工率,并降低品管檢驗的工作。
    -降低交貨延誤的機率。
    -交貨頻率高、批量小且可靠,可降低采購、生管、倉管的監督工作。

7. 讓供應商管理庫存(VMI,Vendor Managed Inventory)

  讓供應商承擔庫存管理的責任是一個新興的做法,在這個觀念下,供應商負責庫存的計劃與保持,所有庫存的所有權(ownership)在供應商,直到原料被提領消耗掉或轉換為成品為止方轉移至客戶。目前以下列三種做法較為普遍:
    (1)供應商派駐一位于客戶廠區內的人員(vendoron-siteplanner),實際使用客戶的電腦系統,替客戶執行物料計劃及補充的工作。
    (2)供應商的工廠與客戶的電腦系統連線直接取得客戶的物料需求計劃(MRP)資料。
    (3)對于持續固定使用且數量變化小的材料補充,如氣體、油料等儲存槽上有容量水準顯示裝置,供應商可依照顯示逕自進行補充作業。

寄貨采購(Consignmentbuying)則是另一種供應商承擔庫存的采購交易方式,供應商于買方廠區庫房內保持一定水準的存貨數量,貨品的所有權也在供應商,客戶由倉庫提領貨品使用時,才需執行付款的責任。

由于是供應商替客戶來做庫存管理,供應商必須保證供料的及時性及可靠性,如此可大幅降低交期的時間。另外,供應商對客戶的實際使用率及取貨的模式有充分的了解,對供應商自己的生產排程也有正面的幫助。

——縮短交期帶來的好處——

1.可以提升產品品質

縮短交期的行動,需要整個生產系統每次都將事情在第一次就做對(Dotingsrightthefirsttime,everytime),為了達成此目標,產品的設計及制造上的規格都必須非常清楚無誤,品質的問題都會在無形中減少到最低。

2.可以降低庫存

當交期縮短,產品經過生產線以更快的速度交到客戶的手中,生產線上的在制品(WIP,work-in-process)數量便降低,就不需要準備太多的儲存空間,整體庫存量可降低。

3.可以增加公司的接單彈性

當交期縮短后,生產線所多出來的時間便可以用來應付一些臨時狀況,如插單或數量暴增。另外,若交期短、生產速度快,公司便可以應付小批量多樣化的訂單。

4.可以降低成本

交期縮短、庫存降低、儲存空間的節省、加上品質的改善(重工、報廢品少了),當然能降低成營運成本了。

5.可以加速產品上市時間

交期縮短后,加速產品上市的時間,自然可增加產品的競爭力。

——如何改善供應商交期——

  以前瞻性的思考方式,虛心的檢討與共應商維持伙伴的關系。鼓勵供應商縮短前置時間(LeadTime)及週期時間(CycleTime),并更有效的管理庫存,縮短產品上市的時間。與供應商誠懇溝通,對彼此的需求與能力沒有猜忌,彼此信賴。鼓勵供應從銷售導向的做法,轉變為支援客戶需求導向的觀念。鼓勵供應商主動積極的進行持續改善動作,而非被動的等待客戶要求。鼓勵供應商使用EDI、Internet等共通的商業溝通語言和工具,讓溝通變得更有效率。公平合理的與供應商分擔風險,這有助于改善與供應商之間的關系。最后,以開放式、誠懇與供應商溝通,共同達成交貨迅速、高度信賴、價格優勢的最終目標。
來源:采購幫
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